夕方帰社してから、折り返しになっていた電話をかけ、取引先から頼まれた仕事をこなし、上司や同僚から話しかけられ。。。
一通り終わって「えっ？もうこんな時間！！明日の準備も終わってないのに…」って悲しい気分になることがありますよね。
本日は営業マン歴８年で、月の残業時間が数時間の私が、具体的な方法についてご説明します。
１．なぜ営業マンは帰社後に事務処理に追われるのか
１－１．帰社後の仕事時間を圧迫している原因とは
ずばり、次の２点ができていないことが原因です。
①仕事の整理ができていない
②優先順位が決まっていない
あなたは会社に戻ってから「さて何から取り掛かろうか？」ということはないでしょうか。日中取引先からもらった宿題や書類。昨日やり残して今日やろうと思っていた仕事。
気付けば「今日発生した仕事」「昨日までに発生した仕事」「明日の準備」など手を着けなければならない業務がたくさんあるはずです。
タスクに追われていた過去の私の例を挙げると、
・「漠然とやるべきことが多い」
・「どの程度時間がかかるかが見えない」
この２点で、途方に暮れていました。
結果「時間のかからない簡単な仕事」から取組み、本当にやらなければならない仕事が先延ばしとなっていました。やらなければいけないことが終わっていないストレスが日々積もっていたことが、とても嫌でした。
１－２．帰社後の業務効率が上がらない理由とは
また次の２点は思い当たりませんか？
①そもそも仕事を持ち帰りすぎている
例）仕事を安請け合いしてしまう
すぐに解決できることを持ち帰っている
②人に上手く頼れていない
例）内勤の人に頼めることも自分でやっている
不明な点をずっと一人で悩んでいる
特に仕事の安請け合いは危険です。
一度引き受けてしまうと今後も引き受ける必要が出ますし、後任担当者にも引き継ぐ必要が出てしまいます。
あなただけのデメリットではなく、会社としても仕事を増やす可能性があるのです。
では、ここからどう問題を解決していくのでしょうか。
その手法は「タスク管理」です
２．定時退社営業マンが実践しているタスク管理
２－１．あなたが帰社後事務処理に追われない方法とは
会社に戻る前が重要です。
帰る前に、帰ってから行うことを整理することです。具体的な手法は次のステップです。
１．いま抱えている業務をすべて付箋に書き出す（付箋１枚で１タスク）
２．帰ってから行う順番に並び替える
３．無心でその順番にこなしていく
この３つが重要になります。ポイントは「会社に帰る前に整理する」ことと「帰ったら無心で実施すること」です。
会社に帰ってからだと、どうしても誰かに話しかけられたりと邪魔が入ります。また無心で行わないと、次どの仕事をするか、という迷う時間が出てしまいます。
２－２．次の１週間のタスク管理をしよう
先ほどの３点ができたら、あとは高速でこなし続けましょう。
慣れてきたら帰る前に明日の予定を整理することを始めましょう。
そうすることで、今度は朝営業に行くまでの時間に、高速でタスクをこなすことができますこのタスク管理にゴールはありません。
ある程度管理できるようになったら、あとは自身の使いやすいようにアレンジしてもらえればＯＫです。
私自身の理想は１週間の準備は前週金曜に終えることを意識しています。
そうすることで、次週の仕事のボリュームも整理することができますし、必要であれば事前に取引先に電話を入れ事前調整することも可能だからです。
ぜひ、タスク管理を習慣化し帰社後仕事に追われる毎日から脱却しましょう。
２－３．タスク管理におススメな無料ツールは「Microsoft To Do」
先ほど付箋でのタスク管理をおススメしました。もしデジタルで行いたい場合は、完全無料のタスク管理アプリ「Microsoft To Do」がおススメです。
https://todo.microsoft.com/ja-jp/
おススメする理由は以下、５点です。
①完全に無料
②スマホアプリとＰＣアプリが同期できる
③自由に並び替えが可能
④タスクの下に小さなタスクが設定できる
⑤Microsoftが提供しているアプリなので安心
すべて重要な理由なのですが、出先ではスマホで入力し、会社ではＰＣで確認できるという点が大きいです。また直感的にタスクの並び替えも可能です。
もし会社のセキュリティ管理が厳しいという方でも、Microsoft製品であれば、該当部門からの理解も得られやすいと思います。
私はタスクの登録方法に少し工夫をしています。タスクそれぞれに「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」「Ｄ」の頭文字を振っています。意味はぞれぞれ分けています。
「Ａ」緊急かつ重要
「Ｂ」緊急ではないが重要
「Ｃ」緊急だが重要ではない
「Ｄ」緊急でも重要でもない
この管理方法は第３４代アメリカ大統領であった、アイゼンハワー元大統領が行っていたタスク管理方法です。「アイゼンハワーマトリックス」と呼ばれています。余裕があれば取り入れてみてください。
「Microsoft To Do」
https://todo.microsoft.com/ja-jp/
３．営業マンのタスク管理注意点
３－１．困難は分割せよ
時に時間のかかりそうな、大きなタスクが出てくることがあります。
その際におススメなのが「タスクを細分化する」ことです。
まず細分化する場合としない場合について考えます。細分化しないことの問題は「終わりが見えない」「どこから手を着ければよいかわからない」ということです。
つまり細分化することで、この部分が解決できます。具体的にはそのタスクのゴールをまず想像することです。
想像できない場合は、顧客と自社にとっていい方向性になるよう考えてみてください。次にイメージができたら、そこに至るまでに必要なことを書き出してみます。
書き出しができたらあとは並び替え、無心で取り組むという形になります。こうすることで、日々細かいタスクを消化し、だいたいのタスク完了日を想定することが可能となります。
３－２．長期間残るタスクが出てくる
タスク管理を始めると、長期間リストに居座るタスクも発生します。
私はこの場合、タスク名の頭に「Ｄ」もしくは「備忘」と入れリストの最下層に置きます。
これらのタスクは自分がどうこうできるタスクでないケースが多いです。
目に留まる範囲に置くか場合によっては思い切って消してしまいましょう。
４．まとめ
本記事のまとめです。
✔営業マンは帰社前に「仕事の整理」をせよ
✔整理の際は「優先度」をつけ「無心」でこなす
✔タスク管理は付箋orアプリで管理
✔おススメツールは「Microsoft To Do」
✔困難なタスクは分割せよ
タスク管理で、取引先からも評価され残業の少ない生活を手に入れましょう！
