今日も残業だ… … …
「毎日〆切におわれてウンザリ」
「バタバタしてて、先週頼まれた資料がまだできいない」
こんな状況ってありませんか。
常に「タスク」と「時間」に追われると、仕事中のみならず土日も気がはりつめ辛いですよね。。
本記事では
①現役営業マンの私が「月間８０時間の残業」から「月間数時間」まで残業時間を削減できた方法
②時間管理に失敗する「３つの原因」とその「解決策」
をお伝えします。
１．時間管理に失敗する「３つの原因」
１－１．タスクが明確になっていない
「やるべきことが明確になっていない」
これが時間管理において、もっとも陥りがちな原因です。
・「次に何をやる」
・「午前中にどこまでやる」
・「今日中になにをやる」
タスクが明確ではないことで
「次になにを行うか」を考える時間がかかり
結果として「タスクとタスク」の間の
「手待ち時間」が多くなっていきます。
「ふう、次はどれに着手しようかな」
「とりあえずコーヒーでもいれようか」
このスキマ時間の積み重ねが
結果的に残業時間に積み重なっている可能性があります。
優先順位が明確になっていない
また、「既に付箋に書いて管理している」という方は
「優先順位」のつけ方が原因かもしれません。
「自分の好きな仕事」からこなし
「本当にやらなければならないこと」が
後回しになっている可能性が高いです。
１－２．タスクの所要時間がわかっていない
「この仕事にどのくらいの時間がかかるか」
かかる時間の見立てができていないケースもあります。
紙の付箋や、ＰＣのデスクトップの付箋アプリに
大量にやることが記載されている
そんなケースもありますよね。
上記の付箋のケースだと
「いったいどの程度時間がかかるのか」が
見えず、結果的に電話など軽い仕事から
実施する可能性があります。
結果、本当にやらなければならない仕事に
たどり着かないという事態に陥ります。
１－３．自分の使える時間が分かっていない
「やるべき仕事」＝「費やせる時間」
ではなく
「やるべき仕事」＞「費やせる時間」
時間管理に悩んでいる場合は
「やるべき仕事」の方が多い状態ですよね。
これは「やるべき仕事」を
いつの時間に実施するか
予定が決まっていないことと、
手帳への落とし込みができていないことが
原因です。
２．時間管理のコツは「見える化」と「仕組み化」
２－１．今日することをすべて「洗い出す」
①タスクを付箋に書き出す
まず「やるべきこと」を明確にしましょう。
一番簡単な方法は、付箋に書き出す方法です。
この場合ＰＣ、紙どちらでも構いません。
並び替えをしやすいよう、初めての場合は紙の付箋がおススメです！
②タスクの横に「所要時間」「期限」を書いていく
次に書き出した付箋に「所要時間」「期限」を記載しましょう。
画像の様に記載できればＯＫです。
③優先順位ごとに５つに分ける
次にタスクに「優先順位」をつけていきます。
代表的なタスク管理方法として
アイゼンハワーマトリックスという方法があります。
これはアメリカ第34代大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが、意思決定の際に使っていた方法です。
先ほど書き出したタスクを
「緊急」かどうか、「重要」かどうかで４つに分類します。
私独自の方法ですが、私はここに１つ足しています。
「すぐできること」という項目です。
アイゼンハワーマトリックスを活用すると
こんな形に、タスク分類されます。
いかがでしょうか。
「なにをやるべきか」「なにからやるべきか」が
明確になってきましたね。
ここまでできれば「洗い出し」は完璧です。
２－２．スケジュールにタスクを「落とし込む」
①手帳に付箋を貼っていく（書く）
タスクが分類できたら、実際に実施する時間（曜日）を決めましょう。
ここで重要なことは「手帳に書いてしまう」ことです。
手帳に書いてしまうことで、その時間にはその仕事をせざる得なくなります。
「自分にアポを取る」ことで、タスクの消化が進むという効果があります。
②長時間かかるタスクは「細かく」する
タスク消化をしていく中で「何時間かかるかわからない」タスクに出会うこともあると思います。
その場合はタスクを細分化しましょう。
細分化することで
「１５分時間があいた」
→「１５分でできるタスクがあったな」
→「ヒアリング内容を紙に書き出そう」
このように大きなタスクを、少しずつ消化していくことが可能です。
③溢れたらひとに頼れないか考える
「洗い出し」「優先順位」「落とし込み」の結果、時間が足りないこともあると思います。
その場合、人に頼れないかを検討しましょう。
場合によっては「自分でやらなくてもよい」ことが見つかるかもしれません。
（私は資料の印刷などは事務の方にお願いしています）
上手く協力しあうことがポイントです。
２－３．ひたすら「実行」していく
①想定した「所要時間」と「実際にかかった時間」を分析
ここまで実践できたら、あとはひたすら実践あるのみです。
想定した「所要時間」と「実際にかかった時間」を分析し、「どこが原因か」少しずつ改善していきましょう。
私は当初Ｅｘｃｅｌで時間管理をしていました。
タスクの「開始時間」と「終了時間」をひたすら入力していくというものです。
１ヶ月ほど運用したところで、だいたいのタスクについて所要時間を詳細に把握することができました。
永遠に分析することは負担です。
２週間、１ヶ月など期間を決めて、その期間に一気に分析することをおススメします！
３．時間管理におススメのツール
３－１．Toggl
デスクトップ、スマートフォンアプリで同期可能。
タスク登録後「開始時」と「終了時」にクリックすることで、時間の集計が可能ができるおススメアプリです。
無料版でも十分に活用できます。
３－２． Microsoft To Do
https://todo.microsoft.com/ja-jp/
私が実際に利用している、タスク管理アプリです。
私の勤務先では、承認を受けたソフトしかＰＣで利用できないため「Microsoft To Do 」を利用しています。
こちらもＰＣ、スマートフォンともに利用可能で、完全無料で十分に活用可能です。
利用イメージは、以下の記事を参考にしてください。
活用方法も記載しています！
３－３．Ｅｘｃｅｌ
「Microsoft To Do 」 利用前は、Ｅｘｃｅｌを利用していました。
皆様ご存知、自由度が高いため好きな形式で運用が可能です。
「タスク」
「開始時間」
「終了時間」
「想定時間」
「所要時間」
「乖離時間」
私は上記項目を列にならべ、３ヶ月ほど「実際にかかっている時間」の分析に活用しました。
３－４．手帳
誰しも持っている「手帳」も有効です。
「洗い出し」に使った付箋を、直接貼って管理するのもおススメです。
デジタルが苦手な方はぜひ！
４．【私の時間管理の師匠】もっと極めたい方に「おススメの本」
本当に私の時間管理の「師匠」「バイブル」と言える本です。
ストーリー形式でサクサク読めます！
５．まとめ
時間管理のまとめです。
✔「時間管理ができない」３つの原因を理解しましょう
✔タスクは「見える化」が重要
✔必要に応じアプリを活用しよう
時間管理のノウハウを手に入れ
定時帰宅ができる、未来を手に入れましょう！！
